Per diventare famiglie ospitanti la parte organizzativa è semplice: occorre contattare i volontari di Intercultura del Centro Locale più vicino a casa e organizzare con loro un incontro di conoscenza reciproca. E' possibile contattare i volontari telefonicamente, oppure compilando il modulo on line per inviare la candidatura della propria famiglia.

Per i volontari questo incontro è molto importante, perché a loro spetta la responsabilità di selezionare le famiglie, valutando che le motivazioni ad ospitare siano in linea con gli obiettivi educativi di Intercultura. Allo stesso modo, incontrare i volontari che gestiscono localmente i programmi di Intercultura è fondamentale per la famiglia, che ha l’occasione di approfondire le caratteristiche del programma. Insieme volontari e famiglie devono gettare le basi di un rapporto di reciproca fiducia, fondamentale per il buon funzionamento dell’esperienza.

Se dopo questo incontro entrambe le parti condividono la volontà di proseguire, la famiglia riceve l'accesso a un fascicolo di partecipazione che dovrà compilare e restituire. Nel fascicolo viene chiesto di fornire alcune informazioni che saranno utilizzate dai volontari per effettuare l’abbinamento con lo studente. Per la definizione dell’abbinamento, Intercultura tiene conto delle caratteristiche dello studente e della famiglia emerse negli incontri effettuati in Italia e all’estero. Intercultura non cerca l’abbinamento “perfetto” tra studente e famiglia. Occorre essere consapevoli che parte del programma è rappresentata dallo sforzo di entrare in contatto con le diversità di una persona che proviene da un altro Paese e da un’altra famiglia. Ovviamente i volontari cercano di abbinare famiglie e studenti che possano stare bene insieme e imparare reciprocamente gli uni dagli altri.

Accogliere un nuovo figlio è una proposta che può entusiasmare ma che allo stesso tempo un po’ può spaventare. Intercultura consiglia alle famiglie interessate di partecipare a qualche attività organizzata dai volontari della propria zona, in modo da potere conoscere più da vicino le esperienze degli studenti che stanno vivendo in Italia, delle famiglie che li ospitano e dei volontari che coordinano le attività.